6 kroků k úspěšnému vyjednávání softwarové smlouvy

Vaše společnost si vybrala nový software a nyní je načase vyjednat smlouvu. Tato zdánlivě jednoduchá diskuze ovlivní, jak úspěšný bude váš obchod a jak užitečný bude software pro vaše podnikání.

Poskytovatelé softwaru chtějí, aby jejich nástroj pracoval pro vás, ale mají také kvalifikované týmy vyškolené k maximalizaci vyjednávání ve svůj prospěch. Přijďte proto připraveni vyjednávat jako profesionál: pro získání nejlepší softwarové dohody doporučuje společnost Gartner tyto tipy pro optimální vyjednávání softwarové smlouvy. Shrnuli jsme pro vás klíčové kroky, na které byste neměli zapomenout

1 - Sestavte vyjednávací tým

Prodejce přináši k jednacímu stolu svůj nejsilnější tým a je nutné, abyste měli svůj vlastní i vy. Členové tohoto týmu budou záviset na velikosti vaší firmy a zdrojích - níže uvedená tabulka ukazuje oblasti, na které se v rámci vyjednávání dohody zaměřit a aspekty, které je nutné pro každou oblast zvážit:

Tuto tabulku použijte jako kontrolní seznam pro členy vašeho týmu. Samozřejmě ne každá společnost má jednotlivce pro každou z těchto oblastí – v tomto případě vyberte nejvhodnější členy týmu, kteří budou mít více povinností.

2 - Capture fees a skryté náklady

Pravděpodobně budete platit více, než je cena uvedená na webu vašeho oblíbeného softwaru, a pokud se nezeptáte, prodejci vám obvykle nenabídnou podrobný přehled skutečné ceny. Chcete-li zahájit jednání se skutečným odhadem nákladů, zeptejte se předem na tyto aspekty cen:

Chcete-li získat co nejpřesnější odhad nákladů, musíte se podrobně zaměřit na metriky kalkulace softwarových poplatků. V závislosti na konkrétním nastavení vaší firmy mohou být některé metody stanovení cen dodavatele oboustranně výhodné. Například pro společnost, která rychle najímá nové zaměstnance, může být nejvýhodnější model předplatného softwaru, který umožňuje neomezený počet uživatelů za pevně stanovenou cenu.

Abyste předešli přeplácení, nezapomeňte zkontrolovat oboustranně výhodné dohody (trade-offs) pro každou metodu stanovení ceny softwaru.

3 - Pochopte příslušné VOP

Všeobecné obchodní podmínky vaší softwarové smlouvy popisují její rizika a výhody. Protože se podmínky každého poskytovatele softwaru liší, je užitečné mít po ruce vlastní kontrolní seznam položek, které jsou pro vaši firmu zásadní.

Tyto podmínky se budou měnit v závislosti na metodě nasazení – ať už instalujete software u sebe, nebo jej používáte prostřednictvím webového prohlížeče.

Zde jsou příklady smluvních podmínek typických pro oba typy nasazení softwaru:

4 - Odhalte motivaci dodavatele k získání vyjednávací výhody

Je pravděpodobné, že prodejce shromáždí informace o Vašich rozpočtových možnostech, o tom, jak bude software placen, který manažer dohodu schválí a kdo učiní konečné rozhodnutí.

To dává prodejci více šancí využít dohodu ve svůj prospěch. Abyste odhalili motivaci dodavatelů a ujistili se, že máte stejnou výhodu, můžete položit následující otázky:

• Jak dostanete zaplaceno jako prodejce - přímá provize, nebo plat a provize?
• Budete dostávat bonusy po celý rok? Kdy získáte největší bonus jako prodejce?
• Máte za některé produkty a služby vyšší kompenzaci než za ostatní? Za které a jak funguje kompenzační pobídkový program?

Po získání těchto informací zkontrolujte, zda vám tyto faktory mohou přinést větší výhodu:

Zvažte konec fiskálního roku. Tlačí vás prodejci, abyste brzy uzavřeli dohodu?

Obchodní týmy jsou obvykle agresivní, a to zejména ke konci fiskálního roku společnosti – vy byste měli být taky.

Vždy je nejlepší natáhnout vyjednávání do konce fiskálního čtvrtletí nebo roku, abyste získaly finanční páku nad prodejci a šanci na tu nejlepší nabídku – speciální ceny a slevy je snažší získat, když potřebuje prodejní tým uzavřít dohodu před koncem fiskálního čtvrtletí nebo roku.

Jde o startup? Vzkvétající růst cloudového softwaru přinesl stovky malých startupových poskytovatelů softwaru, kteří mohou nabídnout flexibilnější podmínky a smouvy než jejich větší podnikoví konkurenti. Agilnější startupový dodavatel by mohl být dokonalým spojením mezi vašimi funkčními potřebami a rozpočtem.

Tento startup by se také mohl připravovat na zvyšování equity (fundraising) – v tomto případě bude chtít prodejce zvýšit počet zákazníků a příjmů před zahájením fundraisingového plánu, což dává vaší společnosti výhodu při vyjednávání výhodnější dohody.

V závislosti na velikosti a typu softwarové společnosti můžete najít informace o financování, akvizici a investorovi v Crunchbase (crunchbase.com), které můžete využít při vyjednávání.

5 - Identifikujte nejlepší možnosti pomocí bodovací šablony

Pomocí kritérií uvedených v tabulce níže můžete porovnat několik nejlepších softwarových možností mezi sebou – tímto způsobem budete přesně vědět, kolik budete muset do dohody investovat, nebo jestli můžete od vyjednávání kdykoli odejít.

Ohodnoťte jednotlivá kritéria na bodové škále od 1 do 5 a při výběru nejvhodnějšího prodejce dbejte na ta, kterým jste přisoudili největší význam. Kritéria nemusíte využít všechna – vybírejte ta, která nejlépe odpovídají vašem potřebám a nárokům na výrobce/prodejce:

• Ceny
  • Licenční poplatky
  • Náklady na přizpůsobení a implementaci
  • Udržovací poplatky
  • Náklady na školení
• Požadovaná funkcionalita
• Provozní požadavky (kompatibilita a mobilita)
• Integrace s potřebnými systémy
• Podpora a školicí schopnosti
• Rizika smluvních podmínek

6 - Buďte připraveni odejít

Po ohodnocení každého prodejce, prostudování smluvních podmínek a pochopení podílů jak pro dodavatele, tak pro vaši společnost, byste měli vědět, zda se vám obchod vyplatí, nebo musíte hledat lepší alternativu.

Seznam požadavků a platných alternativ vám dává možnost upustit od vyjednávání s prodejci s nízkým skóre, pokud se diskuze nevyvíjí správným směrem. V případě, že od jednání upustíte, udělejte si čas na reset se svým týmem:

• Upravte svá očekávání
• Posilte svoji vyjednávací taktiku
• Zjistěte, zda o příští nejlepší softwarovou variantu stojí usilovat

Získejte nejlepší zdroje pro vyjednávání softwaru

Ujistěte se, že je vaše společnost připravena na nejdůležitější diskuze ohledně nejdůležitějších SW komponent.

Sečteno, podtrženo: sestavte vyjednávací tým, porozumějte skrytým nákladům a přijatelným smluvním podmínkám, poté vytvořte efektivní herní plán, který vyvine tlak na prodejce.

Prodejce přináší k jednacímu stolu svůj nejsilnější tým a je nutné, abyste měli svůj vlastní i vy. Členové tohoto týmu budou záviset na velikosti vaší firmy a zdrojích - níže uvedená tabulka ukazuje oblasti, na které se v rámci vyjednávání dohody zaměřit a aspekty, které je nutné pro každou oblast zvážit: